Kiedyś zasad etykiety uczono w szkołach i na uczelniach. Dzisiaj już nie tylko rzadko kiedy można się z tym spotkać, ale i zupełnie nie mówi się o kulturalnych zachowaniach w nowych mediach – a przecież nierzadko spędzamy, korzystając z nich, przynajmniej tyle samo czasu, co na rozmowach twarzą w twarz. Mniejsza zresztą o konwenanse, często popełniane błędy sprawiają, że nasza komunikacja jest po prostu nieskuteczna. Jeśli wysłaliśmy maila i nie dostaliśmy odpowiedzi, zamiast złorzeczyć odbiorcy, zastanówmy się najpierw, czy sami nie zrobiliśmy czegoś źle i czy na pewno wiemy jak pisać maile. Jakie są więc dobre praktyki związane z pocztą elektroniczną? Pisz zwięźle i jasno określ, czego oczekujesz Jeśli opisujesz koleżance swoje przygody z wakacji albo chcesz powiedzieć komuś coś miłego, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby się rozpisać. Ale jeśli wysyłasz maila do klienta, wykładowcy, znanej osoby, z którą chcesz przeprowadzić wywiad, umiejętność jasnego i zwięzłego formułowania myśli jest niezbędna. Takie osoby otrzymują każdego dnia mnóstwo wiadomości i jest o wiele większa szansa, że przeczytają konkretną, adekwatnie zatytułowaną, niezbyt długą wiadomość, niż niekończący się blok tekstu. Zwłaszcza, że często nawet po jego przeczytaniu nie bardzo wiadomo, czego oczekuje nadawca – warto być precyzyjnym. Pisząc konkretnie, pokazujesz, że szanujesz czas swój i odbiorcy. Rozpoczynaj z głową Jeśli jesteś z kimś na „Ty”, jesteście w zbliżonym wieku, znacie się z Internetu itp., nie ma problemu – „Cześć Tomek” załatwia sprawę. Kłopot pojawia się, kiedy piszemy do osoby, której nie znamy albo nie jesteśmy z nią po imieniu. Tak naprawdę nie ma idealnego rozwiązania. „Szanowna Pani” jest koszmarnie sztywne, „Dzień dobry” nie ma większego sensu, biorąc pod uwagę że nigdy nie wiemy, kiedy mail zostanie przeczytany, „Pani Anno” albo, co gorsza, „Pani Aniu”, może zostać przez kogoś odebrane jako nadmierne spoufalanie się, „Witam” jest bezosobowe i niepoprawne z punktu widzenia logiki. Ja najczęściej wybieram nieidealne „Dzień dobry”, ale wszystko będzie lepsze niż przechodzenie do razu do treści albo bezosobowe twory typu „Jest sprawa…”, „Prośba o…”. Zadbaj o estetyczny wygląd wiadomości Dużo łatwiej czyta się tekst podzielony na akapity, gdzie nowa myśl to nowa linia, z polskimi znakami i wielkimi literami. Można go szybko przeskanować wzrokiem i łatwo zorientować się o co chodzi, można też wygodnie odnieść się do poszczególnych części. Jeśli mamy dużo różnych spraw do omówienia, dobrze jest zastosować wypunktowanie albo numerowaną listę. Używaj nieobciachowego maila Czyli z sensownym adresem (na przykład imię i nazwisko albo imię i nazwa instytucji) i sensownym polem adresata (imię i nazwisko lub imię i nazwisko i nazwa instytucji), najlepiej na własnej/uczelnianej/firmowej domenie albo na gmailu. Pisze to osoba, która zaczynała blogować z adresem asienka_bb@ Jeśli piszesz w sprawach służbowych, pisz z służbowego maila z adekwatną stopką – to budzi zaufanie. Jeśli korespondujesz z kilkoma osobami naraz, używaj przycisku „odpowiedz wszystkim” To błąd, z którym spotykam się notorycznie, pewnie sama czasem też go popełniam, klikając omyłkowo nie tam, gdzie trzeba. Jeśli w korespondencji uczestniczy więcej osób, na przykład Ty, Twój współpracownik i dwie osoby w firmie, z którą rozmawiacie, to odpowiadając wszystkim masz pewność, że każda z tych osób jest na bieżąco. Jeśli wysyłasz maile do wielu adresatów, ukrywaj ich adresy To błąd, który często popełniają uczelnie, biura rachunkowe i inne instytucje, ale równie często widzę go u (sic!) PR-owców. Jeśli wysyłasz masowy mailing, wklejaj kolejne adresy w polu UDW – w ten sposób odbiorcy nie będą widzieć nawzajem swoich danych. To kolejna oczywistość, ale nie uwierzylibyście jak często dostaję maile, w których mój adres figuruje na długiej liście innych blogerskich czy dziennikarskich maili. To nie tylko nieeleganckie, ale i niezgodne z prawem, warto więc się pilnować. Jeśli prowadzisz dłuższą korespondencję na dany temat, odpowiadaj w tym samym wątku. Skrzynki pocztowe (mam nadzieję, że wszystkie!) wyświetlają wiadomości i odpowiedzi w ciągłym wątku. Jeśli wymieniamy wiele maili dotyczących tej samej sprawy, trzymajmy się jednego wątku, żeby nasz rozmówca w każdej chwili mógł łatwo odszukać wcześniejsze ustalenia. Jeśli ktoś odpisze na Twojego maila, w dobrym tonie jest podziękować Napisałeś do wykładowcy zapytać o godzinę konsultacji, a on odpisał? Krótkie „bardzo dziękuję za informację” na pewno będzie mile widziane, nie wspominając już o przypadkach, kiedy ktoś udzielił Ci pomocy wymagającej większego zaangażowania. Nie bój się wychodzić z inicjatywą Jeśli chcesz napisać do kogoś sławnego albo masz jakąś śmiałą, w Twoim mniemaniu, prośbę, czy ciekawy pomysł, nie bój się napisać – w końcu co najgorszego może się wydarzyć? Musisz jednak dopuszczać możliwość, że dostaniesz odpowiedź odmowną albo w ogóle nie uzyskasz odpowiedzi – w końcu odpowiadanie na wiadomości to czyjaś dobra wola, nie obowiązek. Na profilach blogerów czy youtuberów często widzę oburzone głosy ludzi, którzy nie otrzymali odpowiedzi na swoje maile. Takie osoby nie biorą zwykle pod uwagę faktu, że gdyby, przykładowo, Maffashion odpisywała na wszystkie otrzymywane wiadomości, nie miałaby czasu robić tego, co sprawiło, że stała się popularna. To samo dotyczy profesorów na uczelniach i wszystkich innych osób w jakimś stopniu publicznych. Zanim zapytasz o cokolwiek, sprawdź FAQ Jeśli masz konkretne pytanie, wejdź na stronę instytucji, do której chcesz napisać, albo użyj wyszukiwarki i sprawdź, czy nie jesteś w stanie uzyskać tej informacji samodzielnie. Nie pisz na FB że wysłałeś maila Jeśli wysłałeś do kogoś maila i nie otrzymałeś odpowiedzi w ciągu pięciu minut, nie dzwoń, nie pisz wiadomości na Facebooku, po prostu poczekaj. Po 48 godzinach możesz się uprzejmie i bez złośliwości przypomnieć. No chyba że sprawa jest bardzo pilna – ale wtedy w ogóle lepiej jest zadzwonić. Kwestia, która nie jest jasno określona, ale nigdy nie daje mi spokoju, to godziny wysyłania maili. Z jednej strony wiem, że to nie telefon i teoretycznie mogę wysyłać je o każdej porze, ale zawsze się obawiam, że wysyłając wiadomość późno wieczorem czy bardzo wcześnie rano jednak kogoś obudzę, na przykład przez niewyciszone powiadomienia w telefonie, staram się więc tego unikać. Przyszło mi też do głowy, że o ile tylko nie piszemy w wybitnie oficjalnej sprawie, warto dorzucić coś, co ociepli naszą wiadomość – krótkie „miłego dnia” nie wpłynie szczególnie na długość maila, a jest bardzo sympatycznym akcentem. Ciekawa jestem czy Wy macie jakieś zasady, których nieprzestrzeganie wyjątkowo Was denerwuje? A może w ogóle już takiego przeżytku jak mail nie używacie do codziennej korespondencji? Dzieki za lekture! Jeśli nie chcesz przegapić moich nowych artykułów, odcinków podcastu czy książek, zostaw swój adres e-mail: 96 thoughts on “Jak pisać maile, żeby dostać odpowiedź” Bardzo przydatny post Joasiu, wiele osób powinno przyswoić sobie całą jego treść :-) Co do mailowej korespondencji, która jest dla mnie chlebem codziennym, dorzuciłabym jeszcze używanie trafnych tematów. Bardzo często właśnie one decydują o kolejności odczytywanych maili, przynajmniej u mnie :-) Dobrze się czytało Twój tekst. Warto go sobie utrwalić porządnie. Tak tak, tematy to ważna sprawa, wspomniałam gdzieś w tekście, ale faktycznie przydałby im się osobny punkt. Pozdrowienia! Dotknełas bardzo istotnego tematu. To nagminne „Witam”, nawet w oficjalnych, slużbowych mailach doprowadza mnie do szału. Nie wiem kiedy to nastało, ale zdziwilam sie bardzo wracając po 8 latach emigracji do kraju, że nagle przestano uzywać zwrotów Szanowna Pani/Panie w korespondencji e-mail. Piszesz,ze to sztywne, może tak jest, ale ja wole na pierwszy kontakt właśnie to, bo jest eleganckie. Oczywiście po kolejnych e-mailach jeśli się widzi, że druga strona nie ma nic przeciwko temu, można użyć np Pani Anno (ja tak robię, jeśli np z dana osobą rozmawiałam kilkakrotnie przez telefon I wyczuwam że druga strona nie jest zbyt przywiązana do „sztywnośći’). Denerwuje mnie także to pisanie zbiorowych maili bez ukrywania adresatów. Zdarzyło mi się to nawet w pracy w Anglii, ale generalnie chyba u nas troche jest z tym gorzej, nawet wśrod moich znajomych. Doszlo do tego,ze założywszy sobie nową skrzynkę gmail, najpier dwukrotnie pomyślę czy chce dac ten adres komus znajomemu, na wypadek ewentualnych spamów;). Ale ja tak naprawde I tak popelanim błędy, które koryguje mi mój brat, mistrz konkretu I savoir-vivru:) Pozdrawiam serdecznie! Pamiętam jak na którymś z pierwszych wykładów z prawa rzymskiego profesor poświęcił więcej niż chwilę na wyłożenie nam jak się mamy komunikować mailowo z ćwiczeniowcami (jeden z nich był oburzony, że ktoś go powitał a ktoś inny od razu przeszedł do sedna). Do doktorantów „Szanowny Panie/Szanowna Pani”, do doktorów „Szanowna Pani Doktor/Szanowny Panie Doktorze”, a na koncu grzecznościowe „Z wyrazami szacunku”, a nie „Pozdrawiam”. To co napisałam brzmi jakby profesor zadzierał nosa, ale tak naprawdę podane to zostało żartobliwym tonem i nawet okraszone ciekawostkami o tym jak się w mailu zwracać do kardynała a jak do papieża (coś z ekscelencjami, zapomniałam). Zawsze używam tego w oficjalnej korespondencji bo jestem pewna, że tak jest poprawnie i nigdy nie zastanawiałam się jak inaczej mogłabym zacząć. A przydałoby się coś mniej formalnego. Na przykład do użytku na allegro do pytan w stylu „Jaki dokładnie dźwięk wydaje ten ten gryzak dla psa w kształcie hipopotama?” ;) Zastanawiam się też jak to jest z tymi dziękuję-za-odpowiedź mailami. Z jednej strony słałabym je (zazwyczaj ślę) bo to grzeczne podziękować, nie zajmuje dużo czasu, okazuje się pewien szacunek, a z drugiej zawalam komuś skrzynkę i robię chaos wiadomościami, które nic konkretnego nie wnoszą. Aaa! Znajomy, który wysyła bardzo dużo maili w pracy dał mi całkiem fajną radę. W przypadku dłuższych i bardziej zawiłych wiadomości warto w pierwszym zdaniu czy dwóch (które stają się osobnym akapitem) nakreślić o czym w ogóle ten mail jest. To bardzo ułatwia życie odbiorcy. Ja często wysyłam maile z potwierdzeniem, że coś zostało zrobione – jestem wdzięczna wszystkim, którzy nie dziękują mi za informację ;) Teraz umieram z ciekawości, jak się tytułuje maila do papieża:) I ciekawe, jaki ma adres! A z odpowiedziami i dziękowaniem, to pewnie zależy od rodzaju maila – w pracy to pewnie zbędne, ale jak piszemy do kogoś obcego, kto coś dla nas robi, to warto podziękować, przynajmniej ja mam taką potrzebę:) Wasza Świątobliwość??? Wysłałam kiedyś list do Papieża (poprzedniego). Rozpoczęłam „szczęść Boze”, wysłałam do Watykanu z adresatem Papież. I dostałam odpowiedź ? z Kancelarii z dzualu spawczwyklycg ipodpisany przez Kardynala. Bardzo milo Ale miło! Brytyjska rodzina królewska też podobno zawsze odpisuje:) Ha, no właśnie, te uniwersyteckie zasady pisania maili! Ja na pierwszym roku też spotkałam osobę, która nas poinstruowała, ale te wskazówki różniły się od Twoich, Muki. Do każdego „Szanowna Pani/Szanowny Panie”, dopiero jak ktoś jest dr hab. albo profesorem to „Szanowna Pani Profesor/ Szanowny Panie Profesorze”… Co uczelnia, to obyczaj! :) Z tymi mailami z podziękowaniami też mam dylemat, raczej nie wysyłam (chyba, że sprawa, w której piszę faktycznie wymaga większego zaangażowania). Myślę, że takie maile mogłyby być irytujące, zwłaszcza przy częstszej korespondencji. Na UJ też był jakiś specjalny system i ściąga, ale nie pamiętam już szczegółów, za to na mojej londyńskiej uczelni pisałam do promotora „Hi Paul” albo łapałam go na Skype:) Na UJ jest „ujotowa” poczta, ale nie natknęłam się na ściągę. Może już takiej nie ma? .Spotkałam za to tę pomocną osobę, która nam wszystko wytłumaczyła :). Jakoś to tak jest, że po angielsku jest bardziej na luzie. Z drugiej strony, jeśli napisze się maila po angielsku i po „hi” czy „hello” nie doda się imienia adresata, to też jest wtopa korespondencyjna! Chyba nie od uczelni to zależy bo jak widać na samym UJ obowiązują dwie różne wykładnie (też mam informacje stamtąd). Rada Języka Polskiego powinna wydać jakieś oficjalne wytyczne! :) Haha, no pięknie… W takim razie może co wydział, to obyczaj? Zgadza się, oficjalne wytyczne potrzebne na wczoraj! :) Mój instytut przygotował taką ściągę: Nieźle się uśmiałyśmy z koleżankami kiedy to przeczytałyśmy, ale z drugiej strony zdaję sobie sprawę, że w dobie internetu ludzie lubią się ze sobą spoufalać i ten tekst mógł pomóc im się otrząsnąć. Te uniwersyteckie zasady pisania maili są tak naprawdę bardzo proste. Czasem studentom brakuje po prostu podstawowej wiedzy. Jestem doktorantką na UW, prowadzę zajęcia i notorycznie dostaję maile zatytułowane „Szanowna Pani Magister”. To niepoprawne, bo magister nie jest tytułem naukowym (tak jak doktor, doktor habilitowany czy profesor, które nadają się do tytułowania), a zawodowym. To jakiś PRLowski przeżytek. Wystarczyłoby „Szanowna Pani” albo „Dzień dobry”, które jest nieidealne, zgadzam się z tym, ale sama często je wybieram. Potem wszystko zależy od stopnia zażyłości, tak jak pisze Asia. Wiele maili uniwersyteckich zaczynam od „Pani profesor”, „Panie profesorze” (bez „Szanowna”, „Szanowny”), jeśli dobrze znam daną osobę; stopień naukowy nie robi na mnie wrażenia:) Natomiast maile do studentów zwykle zaczynam od „Pani Kasiu”, „Panie Marcinie” lub „Szanowni Państwo” (czasem „Drodzy Państwo”) jeśli do wszystkich, czyli po prostu tak, jak zwracam się do nich na zajęciach. U nas ta uniwersytecka korespondencja ma się jeszcze całkiem nieźle, chociaż zdarzają się różne ciekawe przypadki. Ale rozmawiałam ostatnio z doktorantami z Francji, którzy także prowadzą zajęcia i okazuje się, że tam studenci coraz częściej traktują maile jak bezpośredni i natychmiastowy kontakt z wykładowcą. Częste są jednozdaniowe wiadomości, prośby o konsultacje z dnia na dzień, żądania szybkiej odpowiedzi i w związku z tym wysyłanie kilku maili pod rząd. Zdarza się także kontakt przez facebooka! Uważam, że to niefajne, kontakt na linii student-wykładowca to przecież bardzo formalna sytuacja, niezależnie od wieku tego drugiego. Ale mam wrażenie, że to niestety coraz bardziej się rozluźnia, stąd zmiany formalne w korespondencji. Dobrze, że zawsze znajdzie się jakiś stary profesor, który przypomni studentom zasady. Ogólnie uważam, że warto w mailach zachować ślady tradycyjnej korespondencji. Te wszystkie zwroty grzecznościowe są bardzo ważne. Jestem również za wszelkimi podziękowaniami i informacjami zwrotnymi. Pozdrawiam serdecznie:) Z mojego doświadczenia korespondencji na francuskich uniwersytetach wynika coś zupełnie innego. Zdecydowana większość profesorów (może na tym polega różnica), których znam, w ogóle by na takie „nieformalne” maile nie odpowiedziała… Zawsze w korespondencji dużą uwagę zwraca się na tytuły naukowe. Właściwie obowiązkowe jest już nawet „dziękowanie z góry za odpowiedź”. Ostatnio byłam świadkiem sytuacji, gdzie młoda pani dr wyrażała swoje zbulwersowanie tym, że ktoś napisał napisał do niej e-mail zaczynając od „dzień dobry”. Nie chodziło Jej o to, że należy ją na każdym kroku tytułować, raczej o to, że niestosowanie się do zasad korespondencji pokazywał Jej zdaniem „brak kultury generalnej”. Wszystko się zgadza:) moje doświadczenia są identyczne. Dziękuję za to uzupełnienie. Chodziło mi bardziej o to, że francuscy studenci chyba na coraz więcej sobie pozwalają. A wykładowcy są rzeczywiście zbulwersowani i oczywiście nie odpowiadają na takie nieformalne maile, a tym bardziej na wiadomości na facebooku. A to potwierdza przesłanie tekstu Asi, która pisze o tym, że trzeba spełnić pewne warunki, żeby otrzymać odpowiedź na maila:) Pozdrawiam serdecznie:) Bez złośliwości proponuję jednak nieco doczytać: Stopnie naukowe w Polsce są uregulowane ustawą z dnia 14 marca 2003 r. o stopniach naukowych i tytule naukowym… Tytuł profesora to tytuł naukowy, a nie zawodowy. Należy jednak go odróżnić od stanowisk profesora nadzwyczajnego i profesora zwyczajnego (to stanowiska uczelniane, a nie tytuły). Myślę, że doktorantka powinna to wiedzieć. Sama również nie lubię sformułowania „Szanowna Pani Magister” lecz nie wyobrażam sobie czasami, aby do niektórych pracowników naukowych na uczelni napisać tylko „Szanowna Pani ” Często po obronie habilitacji (ba nawet doktoratu) pilnują aby o tym pamiętać ;) Zaciekawił mnie powyższy komentarz, gdyż zawsze fascynowało mnie, co motywuje kadrę akademicką do rozpoczynania maili od: „Pani Kasiu”, „Pani Małgosiu” itd. Przyznam, że osobiście (jako była studentka UW), miałam i mam bardzo złe zdanie o osobach, które rozpoczynały tak maile. Nie widzę powodu, abym ja miała pisać do kogoś „Szanowna Pani (Doktor, Profesor)”, ten ktoś zaś miał mi odpisywać „Pani Aniu”. Może jeszcze w przypadku leciwych profesorów jest to w zamierzeniu coś sympatycznego, ale w przypadku młodych doktorantów czy doktorów uważałam to za olbrzymi nietakt. Wydaje mi się, iż zasady kultury obowiązuje w dwie strony i nie widzę powodu, aby ktoś pisał do mnie „Pani Aniu”. Jak zauważył kiedyś pewien profesor: po takim zlepku, przychodzi do głowy jedynie PRLowskie „… pani poda kawy, serdeńko!”. Zawsze, kiedy jakiś prowadzący tak do mnie pisał, miałam szczerą chęć odpłacić pięknym za nadobne i w odpowiedzi dać coś analogicznego typu „Droga Zosiu, bardzo dziękuję za nadesłane komentarze do eseju…” i tylko mój własny brak kultury mnie przed tym powstrzymywał. Reasumując, może kadra akademicka ma zarzuty względem studentów, ale jest też wielu studentów, którzy są przerażeni tym, iż da się robić karierę w polskiej nauce i nadal mieć podstawowe braki w zakresie kultury. PS. polecam odświeżyć wiedzę o tytułach i stopniach zawodowych, naukowych;) Ja od prawie trzech lat w mojej studenckiej pracy odpowiadam na e-maile klientow. I pewne nawyki tak już sobie przyswoiłam, że nawet kończąc prywatne wiadomości, czy nawet smsowe konwersacje, muszę koniecznie życzyć cos komuś. W innym przypadku odczuwam, delikatnie rzecz umując, wewnętrzny niepokój :D Haha:) To bardzo dziwne, ale wiele osób rzeczywiście ma problem z napisaniem mejla. Wydaje mi się, że wszystko się zmienia jak tylko trafią do sensownej pracy lub na wykładowcę, który po przeczytaniu kolejnego „brzydkiego” mejla poświęci chwilę i wytłumaczy zasady. Od siebie dodam jeszcze ważny punkt – jeśli wysyłasz załącznik, podpisz go imieniem i nazwiskiem i daj mu stosowny tytuł. To naprawdę wszystkim ułatwia życie. Taaak! Wydaje mi się, że podziękowanie za odpisanie na maila może być kłopotliwe, zwłaszcza dla osób, które wysyłają sporo maili w ciągu dnia. Osobiście nie chciałabym przedzierać się przez X nieprzeczytanych wiadomości, gdzie większość to „dziękuję za odpowiedź”, żeby dotrzeć do tych, które faktycznie coś wnoszą. Lepszym pomysłem jest chyba napisanie w pierwszym mailu „Z góry dziękuję za odpowiedź”. Z resztą się zgadzam :) A ja słyszałam, że to „z góry dziękuję za odpowiedź” może zostać uznane za wymuszanie na odbiorcy odpowiedzi i zakładanie z góry, że na pewno odpowie! Przydałby się jakiś podręcznik savoir-vivre korespondencji elektronicznej, który by nam te wątpliwości rozwiał raz na zawsze :). Hmm, dlaczego zaraz „wymuszanie”? Może zwiększanie swojej szansy na uzyskanie odpowiedzi poprzez stworzenie sytuacji zobowiązania? Lepiej brzmi… Przychylam się raczej do zdania ligrej, że dostawanie tony e-maili, których jedyną treścią jest podziękowanie, może być bardziej kłopotliwe niż przeczytanie „Z góry dziękuję za odpowiedź”. A propos rozterek z rozpoczynaniem e-maili, to pisałam kiedyś po angielsku do osoby, której płci nie byłam w stanie określić. W adresie miała swoje imię i nazwisko, ale były one takie, że równie dobrze mogła to być kobieta, jak i mężczyzna. Jak tu teraz zacząć? Dear Sir/Madam (please, choose your gender)? ;) I jak wybrnęłaś?:))) Zrobiłam śledztwo w sieci i stwierdziłam, że to jednak kobieta. ;) I dlatego, by uniknąć takich sytuacji w kontaktach z obcokrajowcami, zawsze piszę imię małymi literami a nazwisko wielkimi. Oczywiście imię rozpoczynam również od wielkiej litery:) Ale widzę w korespondencji, że strona francuska i niemiecka stosują te same zasady. Również razi mnie „witaj” i spoufalanie się Pani Joanno czy Pani Joasiu, a osoby nie znam osobiście. Bardzo przydatny post, tylko czy przeczytają go osoby, które same nie stosują tych zasad? Wielka szkoda… Ja też nie potraktowałabym tego jako wymuszanie. Napisałam o tym, bo to jest kolejna sytuacja, w której właściwie nie ma jednoznacznej odpowiedzi i wszystko zależy od odbiorcy i tego jak to sobie zinterpretuje. Więc maile np. do wykładowców pisze się do pewnego stopnia „na wyczucie”, po poznaniu charakteru adresata, kiedy można mniej więcej wyczuć co u tej konkretnej osoby przejdzie jako w porządku, a co nie. Jeśli chodzi o drugą sytuację to na biznesowym kursie angielskiego dowiedziałam się, że wtedy pisze się „Dear Sir or Madame” i to jest jak najbardziej w porządku :). Dear Sir or Madam(bez -e) używamy, gdy nie znamy nazwiska adresata, a nie gdy chcemy wytknąć mu/jej bezpłciowość imienia! A już Dear Sir or Madam + nazwisko byłoby ewidentną gafą! Nic, tylko dodać ciąg znaków zapytania ;) Prędzej napisałabym po prostu Dear Charlie, bo Anglicy i tak z reguły piszą do siebie po imieniu. Albo postawiłabym na niewinną literówkę typu Dear M Connor. Wolałabym wyjść na lekko niedbałą, niż urazić adresata – a myślę, że osoba nosząca „bezpłciowe” imię zrozumiałaby, o co chodzi. Zgadzam się. Sama dostałam kiedyś maila rozpoczętego od „Dear Samodzielna” i „Dear Księgowość” – Samodzielna księgowa to moje stanowisko i jest w stopce pod imieniem i nazwiskiem…. Hmmm… „może zostać uznane” to znaczy, że to nie ZASADA, czyli nie może mieć „pretensji”, bo to co sobie wymyślił to tylko problem/kaprys indywidualny”jego głowy”, jego interpretacji. Jeśli ja używam „Z góry dziękuję za odpowiedź” to rzeczywiście w sprawach, w których oczekuję odpowiedzi. A gdy tego zwrotu nie używam, tzn. że jest to takie 'pitu-pitu’ albo tylko 'informacyjne’ z mojej strony i nie oczekuję odpowiedzi. Nie wiem, tak jak przy używaniu Walki-Talki, gdy na końcu mówi się „Odbiór” to daje się znak drugiej stronie, że oczekujesz odpowiedzi, że to nie koniec. A gdy kończysz „bez odbioru”. Tzn. że odpowiedzi nie oczekujesz, zakończyłeś i ta druga strona nie musi się już komunikować. Poza tym, używam tego zwrotu gdy nie mogę użyć „Z poważaniem”, bo po tym trzeba podać swoje imię i nazwisko, a ja piszę np. OGÓLNIE jako „statystyczny konsument” do jakiejś firmy (pytając o produkt, zgłaszając problem z niedziałającą stroną) i tam NIE BĘDĘ PODAWAŁ swoich danych osobowych (już wystarczy, że dostaną mój e-mail za darmo). A mi się forma „Szanowny Panie/Szanowna Pani” bardzo podoba, a kiedy nie jestem pewna, kto odbierze moją wiadomość (piszę do jakiejś firmy czy instytucji) to zawsze używam „Szanowni Państwo”. Jeśli korespondencja jest dłuższa, to wtedy koryguję formę. Może to za sprawą tego, że w ramach studiów często kontaktuję się z nauczycielami akademickimi tą drogą i po prostu „Szanowny Panie” bardzo mi spowszedniało – dlatego nawet na OLX czy Allegro używam tego zwrotu, zamiast zastanawiać się, o jakiej porze dnia ktoś odbierze maila albo czy „Witam” nie jest pretensjonalne. Zresztą nie wymyślono stosowniejszej formy, więc czuję się usprawiedliwiona :) Tak mnie naszło jeszcze, że kiedyś w antykwariacie kupiłam starą kartkę imieninową z lat 60. i na odwrocie było napisane: „Z powinszowaniem”. Cud-formułka! Cudny zwrot, ale chyba typowo urodzinowo-życzeniowo-gratulacyjny?:) Bardzo dobry post. W dodatku konieczny i przydatny dla tych, którzy z korespondencją mają problemy. Wszytko się zgadza. Jednak jak dla mnie jest jeszcze jeden aspekt, zupełnie odwrotny od tych opisanych. Mianowicie, hołduję starej szkole pisania listów i ogólnie rzecz biorąc korespondencji. Sprawy, o których napisałaś są rzeczą dla mnie zupełnie naturalną, wyniesioną z lekcji języka polskiego u nauczyciela „starej daty”. Pisanie (jakiekolwiek) nigdy nie sprawiało mi problemów i wszystkie podstawy dobrego pisania stosuję także w nowych mediach. Zachowuję wszelkie kanony poprawnej i skutecznej komunikacji, jednak zazwyczaj spotykam się z ogromnym niezrozumieniem. Adresaci moich wiadomości (zwłaszcza ci młodsi) nie bardzo wiedzą o co mi chodzi i czemu piszę w tak przestarzałej formie. Zupełnie jakby nie mieli pojęcia, że właśnie ta forma jest właściwa. Na poprawnie skonstruowanego maila dostaję odpowiedź lakoniczną, nieskładnie napisaną, składającą się z maksymalnie trzech zdań. Przyznam szczerze, że wprawia mnie to w konsternację. Które „kanony poprawnej i skutecznej komunikacji” spotykają się z niezrozumieniem? Trafiłaś w punkt! Zdarzyła mi się nawet taka historia w pracy. Jako świeżo upieczony specjalista ds. wydawniczych i redaktor w jednym byłam na początku ściśle kontrolowana przez szefową, jeśli chodzi o treść i formę wysyłanej przeze mnie korespondencji. Pominę dyskusję, jaka się wówczas pomiędzy nami odbyła, dotyczącą formy „Witam”, kiedy to dobitnie dałam do zrozumienia, że nie wyobrażam sobie używania takiej formuły i że uważam ją za kompromitującą dla nadawcy (Pani ta była przekonana, że zwrot „Szanowna Pani/Szanowny Panie” to za mało w ramach powitania i należy dodać coś jeszcze – właśnie „Witam” (sic!). Bardziej zapadła mi w pamięć jej opinia, że styl wysyłanych przeze mnie maili jest archaiczny, że ma się wrażenie, jakby je pisał stary profesor w zaciszu swojego gabinetu. Przykro mi się zrobiło, ale dziś myślę, że to nie z moim stylem było coś nie tak. Używałam przecież grzecznościowych formuł, wyrażałam szacunek dla odbiorcy, a takie frazy wydają się dziś niektórym przestarzałe. Co mogę powiedzieć… po prostu szkoda. Dodałabym jeszcze jedną super ważną i bardzo często lekceważoną kwestię: temat maila! Pomińmy wiadomości bez tematu, czego jako kulturalni ludzie przecież nie robimy :) Ale szlag mnie czasem trafia, kiedy potrzebuję znaleźć ważnego maila sprzed miesiąca, i przebijam się przez ileś wątków o tytule „prosba” czy „pytanie”. Jasne że temat to nie miejsce na jakieś eseje, ale bardzo, BARDZO pomaga, jeśli jest dobrze sformułowany i pozwala mniej więcej zorientować się w zawartości maila. Dobrze wybrany potrafi bardzo przyspieszyć załatwienie danej sprawy :) Ciężko podać uniwersalne zasady, ale na pewno: – pisany z wielkiej litery – możliwie krótki, pisany hasłami – zawierający: nazwę klienta / programu / projektu / itp – koniecznie zawierający opis i datę, jeśli to wiadomości wysyłane cyklicznie, np. miesięczne raporty/zestawienia Drugi punkt – nazwy załączanych plików. Chociaż o nazywaniu plików i folderów to bym mogła osobną książkę napisać :) W każdym razie, nazywajmy te pliki jakoś ludzko. Nawet jeśli my pamiętamy że wysłaliśmy „skan36798755”, to nie znaczy że odbiorca też. Szczególnie, jeśli – patrz punkt wyżej – mail ma temat „pytanie” i treść „w nawiązaniu do rozmowy, przesyłam”. Doświadczyłam osobiście :) Jedno i drugie kluczowe, zdecydowanie:) Ja „uwielbiam” tak nazwane załączniki i w treści maila „chodzi mi o drugi załącznik”. Tylko w różnych programach pocztowych załączniki ładują się w różnej kolejności. A mam do nich ogromne szczęście! Bardzo przydatny post! Jakkolwiek z pisaniem e-maili radzę sobie bardzo dobrze, tak do dzisiaj nurtuje mnie kwestia „obciachowości” najczęściej używanego przez mnie konta. Wiele sytuacji wymusiło na mnie założenie konta e-mailowego na gmailu, ale bardzo nie lubię tej skrzynki i na co dzień korzystam ze swojego wieloletniego konta z domeną @ należącą do Windowsa (swoją drogą mają przepiękny, prosty wygląd skrzynki). I tu moje pytanie do wszystkich osób częściej posługujących się pocztą elektroniczną w sprawach oficjalnych – czy ta domena należy do tak zwanych obciachowym (bo jakby nie patrzeć, po dosłownym przetłumaczeniu końcówki, znaczenie jest całkiem, całkiem) czy też jest powszechnie uznawana za poważną domenę na szanującej się platformie? Z góry dziękuję za opinie! Myślę, że bez problemu- to chyba najpopularniejszy serwis w USA ;) W mojej głowie wszyscy korzystający z Hotmaila to dinozaury, które w czasach świetności Czaterii mogły pochwalić się trzycyfrowym numerem Gadu-Gadu ;) heheheheheheh good times Dla mnie też brzmi w porządku, za to nie mam pojęcia o co chodzi z trzycyfrowym GG i zżera mnie ciekawość:) Numery były nadawane po kolei ;) Aaa:) Obciachowe domeny to np. „ :-D Hotmail czy yahoo to retro. Sprawdź czy nie możesz na swojej skrzynce „podpiąć” innego adresu. Na gmailu można – wtedy korzystam (w moim wypadku) ze skrzynki gmaila, ale mogę wybrać czy wysyłam maila z adresu x@ czy np. prastarego x@ czy innej platformy np. studenckiej (odpowiedzi też spływają na gmaila). Gdy się ma kilka kont – baaardzo wygodne ;) Nie wyobrażam sobie np. logowania specjalnie na grupowe studenckiego maila czy studencka platformę – nie pamiętałabym, to pewne ;) Bardzo potrzebny temat. Nie lubię pisać maili bo nigdy nie wiem jak je zacząć. Też uważam że „Szanowny Pani/Pani” jest zbyt formalne – nadaje się do korespondencji z wykładowcą albo w pracy, ale nie bardzo pasuje w sytuacjach mniej formalnych gdy piszemy do kogoś z kimś nie jesteśmy na „ty”. „Witam” mi nie przeszkadza, ale wiem że są osoby które za sam taki początek negatywnie się do mnie nastawią. Brakuje mi w polskim odpowiednika angielskiego „hello”, zwrotu uniwersalnego. Tak, zdecydowanie brakuje tego jednego słowa:) Ja się zaprzyjaźniłam z „dzień dobry”. Późniejsze maile zaczynam „Droga Pani Kasiu”, „Drogi Marku”, w zależności od tego, jak porozumiewamy się osobiście. Nie mam potrzeby prowadzić przesadnie formalnej korespondencji. Ba, o zgrozo, zdarzają mi się emotikony w mailach do klientów (choć raczej czekam, aż pojawią się u drugiej strony). Budowanie sztucznego dystansu w mojej branży niczemu dobremu nie służy. Dbam jednak bardzo o formę. Powitanie, czytelne akapity, pozdrowienia. Pozdrowienia wklepywane ręcznie – nie wiem dlaczego, ale sygnaturki typu „Pozdrawiam imię i nazwisko” wydają mi się lekko niegrzeczne. Naprawdę nasza korespondencja nie jest warta wpisania trzech dodatkowych słów? Nie mówię oczywiście o linkach czy danych kontaktowych. Rozbroiła mnie ostatnio dziewczyna, z której nie udało mi się wyciągnąć imienia w czterech kolejnych mailach. Przedstawiła się dopiero na spotkaniu. Kolejne maile pozostały bez podpisu. Powiem tak – miałam złe przeczucia odnośnie tej współpracy i nie pomyliłam się. Jest cała dyskusja na ten temat w książce „Wszystko zależy od przyimka”, którą zresztą polecam. Osobiście traktuje maile tak samo, jak dawną korespondencję papierową, tyle że w bardziej lapidarnej formie. Natomiast co mnie szczególnie denerwuje, to nieodpisywanie w ogóle na maile, zwłaszcza w sprawach związanych z pracą, bo odpowiedź często jest bardzo ważna dla nadawcy, choćby miała być negatywna. Myślę, że wiele osób woli właśnie nie odpowiedzieć nic, niż odpowiedzieć negatywnie, bo może nie chcą wyjść na niemiłych, tymczasem efekt jest dokładnie odwrotny. Właśnie to samo miałam napisać! :) Ja w zwyczaju mam pisać „Szanowna Pani/ Szanowny Panie”, a w bardziej nieoficjalnych sprawach piszę po prostu „dzień dobry” :) Ale właśnie miałam napisać, żeby każdy kto nie jest pewny jak zaczynać maile, przeczytał tę książkę. Ja np. dowiedziałam się, że nie powinno pisać się „Witam” :) Poza tym świetny post! Przyda się, zwłaszcza w tych czasach, gdzie poczta elektroniczna zastąpiła tą zwykłą. Pozdrawiam i miłego dnia :) A tak z innej beczki: czy ten rysunek na ekranie komputera to Garance Doré? I czy nie powinnaś tego zaznaczyć? A może takie mise en abyme pozwala na użycie cudzej grafiki bez podawania źródeł? Pytam z ciekawości, bo nie znam się na tych wszystkich prawach własności intelektualnej w necie. A nawet mi to nie przyszło do głowy, nie użyłam grafiki Garance w poście, tylko mam ją na tapecie na laptopie – pewnie się łapie pod jakieś prawo cytatu. Heh, no właśnie, skomplikowana sprawa… Aha, z jeszcze innej znowu beczki: polecam ostatni post Garance Doré z okazji Dnia Matki o rodzinie i macierzyństwie. Bardzo ciepły i niestereotypowy, może się nada do kolejnych Hatifnatów? A ja nie uważam, by „Szanowna Pani” brzmiało zbyt formalnie i zawsze używam tego zwrotu porzucając go dopiero po kilku mailach, jeśli widzę, że atmosfera współpracy sprzyja przejściu na mniej formalne „Pani Anno”. „Dzień dobry” kojarzy mi się z mailami od banków, więc nawet do Allegrowiczów piszę przez Sz. P. ;) Nie wyobrażam sobie też ograniczać godzin mailowania. Mam szalony tryb życia, bardzo często zabieram się za pracę bardzo późnym wieczorem, a maile kiedyś trzeba wysłać… Mogłabym, powiedzmy, zapisać treść w Roboczych i wysłać rano, ale znowu: dla każdego rano to co innego. Jeśli planowałam sobie pospać, a ktoś będzie czekał na wiadomość, to się nie dogadamy. Więc wysyłam maile także o pierwszej w nocy i wierzę głęboko (może też naiwnie? ;) ), że jeśli kogoś obudzę, to będzie on obwiniał siebie za niewyciszenie dźwięków – a nie mnie :P Aha, i jeszcze jedno – niestety, nie wszystkie poczty mają funkcję tworzenia wątków. W XXI wieku jedna z czołowych uczelni w Polsce ma swój systemik, który nawet po niedawnej modernizacji (!!!) nie ma tej opcji. Wymiana maili z ludźmi z mojego uniwerku (momentami bardzo gęsta) jest przez to koszmarem – zwłaszcza, że niektórzy odpisują mi z jakichś tabletów, które domyślnie chyba wysyłają maile bez tytułów i wtedy w ogóle znalezienie czegokolwiek może człowieka przerosnąć :( Bardzo przydatny post. Codziennie stykam się z oficjalną korespondencją, zarówno mailową, jak i tradycyjną, i niestety jej poprawne skonstruowanie to bolączka naszych czasów. Zresztą dotyczy to nie tylko poczty mailowej, ale też wszelkiego rodzaju pism oficjalnych, CV, LM, prezentacji, a nawet skutecznych rozmów telefonicznych i tych face to face. Zwłaszcza wśród młodych ludzi – pracuję na uczelni i wiem co mówię ;) Ale to temat rzeka… Co do korespondencji mailowej dodałabym jeszcze, oprócz wspomnianych we wcześniejszych komentarzach prawidłowego nazywania załączników należy zwrócić uwagę na ich format i wagę – najlepiej wysyłać pdf’y, ew. jpg o małej wadze, no chyba że musimy wysłać preezntację etc. Nie wysyłamy zipów, bo zdarza się, że są tak wysyłane wirusy, które po rozpakowaniu infekują nasz komputer. Druga sprawa to właściwy temat, nie tylko zwięzły i precyzyjny, ale zaadresowany do danej osoby. Często w firmach do kontaktu jest podany oficjalny mail, który trafia do centrali / sekretariatu, gdzie niestety nie siedzi wróżka, która wie, do kogo przekierować daną korespondencję. Analogicznie, koperty albo pisma też adresujemy precyzyjnie do danej osoby. Znacznie przyśpieszy to załatwienie naszej sprawy ;) Aaa, przypomniało mi się :D Problematyczna jest czasami poprawna polska pisownia – zdarza się, że dostaję maile, gdzie wszystkie „ą”, „ę”, „ś” albo znaki interpuncyjne np. cudzysłów, zamieniają się w chińskie znaczki. Nie wiem, dlaczego tak się dzieje, nigdy nie szukałam przyczyny, ale z ciekawości sprawdzę. No chyba, że ktoś tu mi odpowie ;) A co do wirusów, to niestety nie jest to śmieszna sprawa. Koleżanka otworzyła kiedyś zahasłowany zzipowany załącznik i wirus zjadł jej całą pocztę i dużą część dysku, i nie wszystko udało się odzyskać :/ Nie chciałabym, żeby mi się to przytrafiło ani na prywatnym, ani służbowym kompie… Ja miewam problem z rozpoczęciem, ale nieco innej natury. Zwrot „dzień dobry” wydaje mi się w porządku, jednak kłopot pojawia się wieczorem. Bo co, „dobry wieczór”? Przecież nie wiemy o której adresat odbierze wiadomość. W takich sytuacjach stawiam na inteligencję mojego rozmówcy, pisze zgodnie z porą dnia (bądź nocy ;) ) i liczę, że godzina dostarczenia załatwi sprawę. Ach, no i upewniajmy spr, że jeśli piszemy o załączeniu, to załączmy, ka przez gapiostwo często zapominam :( polecam gmiala – gdy w treści maila wpiszesz sformułowanie typu „załączam/dołączam” albo „w załączniku” i zapomnisz załączyć, to pojawi się komunikat „czy nie zapomniałaś o załączniku?” ;) W Stanch bardzo duża część wiadomości e-mail, bawet tych służbowych, zaczyna się od Dear….. u mnie Beata. Ja mam pewne opory z używaniem tego słowa i stosowania imienia przy puerwszy kontakcie. Najczęście więc stosuję Hi Mr., Mrs. …. i choć hi wydawać by się mogło zbyt trywialne, to jednak jest jak najbardziej na miejscu. Ja nam zasadę godzinową, o której wspomniałaś, nie przez to, że mogłabym kogoś obudzić, ale z uwagi na to, że jeśli napiszę do kogoś o pólnocy, albo bardzo późno, to wygląda to tak jakbym robiła to na ostatnią chwilę. Dostałam kiedyś wiadomoś zwrotną o z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną….. Wydało mi się to conajmniej dziwne i podejrzane, więc nie poszłam:) doryczy to tylko spraw, w których nie znam osobiście adresata, jeśli znam, to nie mam z tym problemu. Podobny tekst czytałam na Garance Dore, co widzę jest u ciebie na obrazku. Hi Mr., Mrs??? Przeciez to niepoprawne. Forma dear jest za to w porządku. Wymądrzam sie, bo 8 lat pracowałam w Londynie i dostawalam dużo słuzbowych maili. Forma Hi jest porządku jak sie juz poznało dana osobe, ale NIGDY nie pisze się Hi i MR razem. Jest Hi Paul Hi Anna itd nie wstawiłam przecinka po Hi. To nie jest prawda, ze hi pisze się, jak już poznało się daną osobę. Ja dostaję dużo wiadomości, też służbowych, które zaczynają się od hi, pomimo, że danej osoby nie znam. „Stosowane” nie jest tożsame z „poprawne”, oczywistość. Ale niezależnie nawet od poprawności, „hi” jest daleko mniej formalne od „dear”. Proste nawet w tłumaczeniu – cześć vs drogi… Jest też mniej formalne od „hello”. Bardziej formalne chyba tylko od „hey” i „yo” :P Ja wciąż używam zwrotów typu „Szanowna Pani” i „Z powaznieniem”. I wcale nie wydają mi się sztywne. I nie jestem taka strasznie stara ;-) Z poważaniem oczywiście, literówka. Oh, ja nie cierpię gdy ktoś pisze do mnie per „Szanowna Pani”, szczególnie, jeśli właściwa treść mejla jest już napisana w nieformalnym stylu. A w mojej skrzynce to standard. W takim zestawieniu owo „Szanowna Pani” nabiera w moim odczuciu wręcz obraźliwego wydźwięku. Bo jak to „szanowna”’ skoro w treści są literówki, błędy i brakuje przecinków. I to od tego bym zaczęła tę listę o poprawnej, gramatyczne polszczyźnie. Bo jak coś jest oficjalne to ma być przede wszystkim zrozumiałe i przejrzyste. Wielu Polaków zdaje sobie nie zdawać sprawy jak bardzo wieloznacznym językiem jest polski. To oczywiście piękne, ale czasami potrafi i utrudniać życie. Ze wszystkim się zgadzam, ale osobiście wolę „Szanowna Pani/Panie/Państwo” niż „Dzień dobry”. Jak piszę do kogoś obcego, to sztywność nie szkodzi, chociaż w moim odczuciu „Szanowna…” nie jest sztywne, a bardzo kulturalne i grzeczne. Ktoś otwiera maila wieczorem, a tu „Dzień dobry”. :D Poza tym „Dzień…” to bardziej powitanie, a w listach, zwłaszcza oficjalnych, bardziej pasuje zwrot do adresata. Takie moje zdanie. Słyszałam historie o studentach, którzy żegnali profesorów w mailach słowem „pa” albo wysyłali :) . Jedna pani profesor nie wiedziała, co to znaczy i pytała innych profesorów co znaczy dwukropek i nawias, bo studenci, cały czas jej to wysyłają. :) Niezłe! :) Dobre, dobre:) A o kulturze słowa wśród studentów, to można książkę napisać. Koleżanka wykłada na uczelni i tylko łapie się co chwilę za głowę mając codzienny kontakt z nieuprzejmymi, niekoniecznie świadomie, studentami. A stara nie jest, więc raczej nie chodzi o staroświeckość:) Może raczej o to, jak media społecznościowe wpłynęły na ogólna kulturę słowa. HAHAHAHAHAHAHAHAHAHA Każdemu tego życzę, szybka lekcja, która zostaje na całe życie ;D All in all, zawsze lepiej wypaść nad wyraz grzecznie niż niegrzecznie ;> Także nie bójcie się zwrotu „Szanowny Panie/Szanowna Pani”, I MEAN IT. Ja też najczęściej zaczynam e-mail od słów „Dzień Dobry!”. Nie uznaję bowiem tej formy komunikacji jako tradycyjny list, gdyż w tradycyjnym liście, w prawym górnym rogu umieszcza się miejscowość i datę, a w wiadomości e-mail ta zasada (nie wiadomo dlaczego, jeśli ta forma ma mieć formę listu) się nie przyjęła. Po formach „Pozdrawiam”, „Z poważaniem” itd. nie stawiam także żadnego znaku interpunkcyjnego, zaś wiele osób, które zaczynają wiadomość od zwrotu „Szanowny/a/ni…” umieszcza przecinek, kropkę. Bardzo ważny artykuł, nie tylko dla studentów i dziękuję za niego. Tylko Pani Joanno, błagam: nie ” z służbowego maila „, a ze służbowego.. Co natomiast radziłaby Pani zastosować w celu odpowiedzi na pozytywne rozpatrzenie podania o dodatkowy termin zdawania kolokwium? Samo ”Dziękuję za informację.” brzmi niewystarczająco, natomiast ”Dziękuję za pozytywne rozpatrzenie prośby i przekazaną informację” też nie wydaje się satysfakcjonujące. Zostaw komentarz